Politique de confidentialité

Dans le cadre de la gestion des inscriptions aux épreuves sportives, le club collecte les données suivantes :

• Identité : nom, prénom, date de naissance, genre, nationalité
• Contact : adresse email, numéro de téléphone
• Données sportives : statut de licence, numéro de licence, fédération, résultats
• Données de santé (Art. 9 RGPD) : questionnaire santé mineur, Formulaire Info Santé FFTRI, certificat médical. Ces données ne sont collectées que dans les cas prévus par la réglementation sportive.
• Données financières : montant réglé, statut de paiement
• Données techniques : adresse IP et User-Agent collectés au moment de la validation du Formulaire Info Santé et de l'autorisation parentale à des fins de preuve légale
• Contact d'urgence : nom et téléphone d'un tiers désigné par l'athlète

Les finalités du traitement sont : gestion des inscriptions, organisation des épreuves, conformité réglementaire FFTRI/FFA, sécurité médicale des participants, facturation.

Le traitement repose sur les bases légales suivantes (RGPD Art. 6 et 9) :

• Exécution d'un contrat : gestion de l'inscription et de la participation à l'épreuve
• Obligation légale : exigences réglementaires des fédérations sportives (FFTRI, FFA)
• Consentement explicite : pour les données de santé (Art. 9), recueilli lors du processus d'inscription
• Intérêt légitime : sécurité des participants, prévention médicale

Les durées ci-dessous sont celles réellement appliquées par la plateforme : elles sont lues depuis la configuration du club, et les suppressions correspondantes sont automatiques.

Les adresses IP et User-Agent collectées à des fins de preuve (Formulaire Info Santé, autorisation parentale) suivent la durée de conservation de l'inscription à laquelle elles se rattachent.

Quelles données ? Votre identité (nom, prénom, date de naissance, sexe), vos coordonnées (email, téléphone, adresse postale), votre numéro de licence fédérale et un contact d'urgence. Selon la formule choisie, un certificat médical ou une autorisation parentale peut vous être demandé.

Pourquoi ? Gérer votre adhésion, la licence auprès de la fédération, et la vie associative du club (convocations, assemblées, informations de service).

Sur quelle base ? L'exécution du contrat d'adhésion (article 6.1.b). La newsletter et le droit à l'image reposent, eux, sur votre consentement : les refuser n'a aucune conséquence sur votre adhésion.

Combien de temps ? Voir le tableau de la section 4. Avant l'échéance, le club vous envoie un message vous demandant si vous souhaitez rester dans ses fichiers : un clic suffit à repartir pour la même durée. Sans réponse de votre part, votre fiche est supprimée automatiquement. Seules les pièces que la loi impose de conserver — les justificatifs comptables de vos cotisations — sont gardées au-delà, sans votre nom.

Quelles données ? Lorsqu'une place vous est réservée sur une séance d'entraînement, le club enregistre votre nom, votre prénom, votre adresse email, la séance concernée et l'état de votre réservation (confirmée, en liste d'attente ou annulée). Le jour de la séance, l'encadrant note si vous êtes présent ou absent : le club conserve alors cette information, l'heure du pointage et le nom de l'encadrant qui l'a fait. Si vous venez à une séance sans avoir réservé, l'encadrant peut vous ajouter sur place à partir de votre fiche d'adhérent ; la feuille indique alors que vous étiez présent sans réservation. Aucune autre information n'est collectée à cette occasion.

Pourquoi ? Pour organiser les séances : tenir la jauge du créneau et la liste d'attente, savoir qui est présent pendant l'entraînement, vous prévenir si la séance est annulée ou déplacée, et suivre la fréquentation des séances du club.

Sur quelle base ? L'intérêt légitime du club (article 6.1.f du RGPD) : organiser ses séances, connaître les personnes présentes pour la sécurité de l'encadrement, et mesurer la fréquentation. Vous pouvez vous opposer à ce traitement en contactant le club (section 15).

Qui y a accès ? Le club seul : ses administrateurs habilités et les encadrants des séances concernées. Lorsque le club organise ses séances par groupes, un encadrant ne voit que les feuilles de ses groupes. DashClub, en qualité de sous-traitant technique, héberge ces données sans les exploiter. Elles ne sont jamais transmises à des tiers, ni à une fédération, ni utilisées à des fins de prospection.

Pointage depuis un téléphone. Les encadrants peuvent tenir la feuille de présence depuis une application installée sur leur téléphone, connectée au compte que le club leur a attribué. La feuille n'y affiche que votre nom, votre prénom et l'état de votre réservation : votre adresse email n'est jamais envoyée sur le téléphone. Pour permettre le pointage sans réseau, une copie de la feuille peut rester sur le téléphone vingt-quatre heures au plus ; elle est effacée à la déconnexion de l'application. Le club peut déconnecter à distance un téléphone perdu ou prêté. Pour chaque encadrant, l'application enregistre le nom du téléphone connecté et sa date de dernière utilisation ; ces informations sont supprimées automatiquement après la fin de la connexion.

Combien de temps ? Vos réservations et vos présences sont conservées selon la durée suivante : 6 mois à compter de la fin de la saison. Le décompte part de la fin de la saison sportive, et non de la séance, pour que le club puisse préparer la reprise et les réinscriptions. Passé ce délai, ces données sont supprimées automatiquement. Aucune obligation légale n'impose de les conserver : leur suppression est définitive.

Vos droits. Vous pouvez demander à tout moment l'accès à vos réservations et à vos présences, leur rectification ou leur effacement en contactant le club (section 15). Une demande d'effacement adressée au club dans le cadre d'une inscription à une épreuve entraîne également la suppression de vos réservations et présences d'entraînement associées à la même adresse email.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (Art. 15) : obtenir une copie de toutes les données vous concernant
• Droit de rectification (Art. 16) : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement (Art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• Droit à la portabilité (Art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible
• Droit d'opposition (Art. 21) : vous opposer au traitement de vos données

Vous pouvez exercer vos droits d'accès et de portabilité directement depuis votre espace Mon inscription. Pour les autres demandes, contactez directement le club. Nous sommes assistés par DashClub pour répondre à votre demande.

En cas de litige non résolu, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr